Anschreiben an Kunden: Kommunikation mit Brief und Siegel

Werbebriefe und Mailings sind nach wie vor ein bewährtes Marketingmittel – man muss sie nur richtig nutzen
Die Möglichkeiten, die Ihnen durch eine Mailingaktion zur Verfügung stehen, sind heute in Zeiten der digitalen Medien eher noch größer geworden als kleiner. Diese Form der Werbung hat eine lange Tradition und ist deshalb gut erforscht. Gleichzeitig sind die Produktionskosten für Geschäftsbriefe und Werbebriefe immer mehr gesunken. Damit bleibt allein das Porto als entscheidender Kostenfaktor für die Planung Ihrer Werbeaktion. Mit Anschreiben an Kunden können Sie:

Kunden reaktivieren
Neukunden anschreiben
spezielle Angebote vorstellen
usw.
Dabei ist es egal, ob Sie mit Ihrem Anschreiben an einen Reifenwechsel erinnern, sich mit einem Anschreiben wegen Lastschrifteinzug an einen Kunden wenden oder aus einem anderen Grund Kontakt aufnehmen. In allen Fällen vermitteln Sie mehr als die oberflächliche Botschaft. Das beginnt bereits beim Briefumschlag. Er vermittelt den ersten Eindruck und legt damit fest, ob Ihr Schreiben gelesen wird oder gleich im Papierkorb landet. Je nachdem, ob Sie Ihren Kunden neugierig machen wollen oder eine wichtige Information für ihn haben, sollten Sie den Umschlag gestalten. Wenn Sie keine verlässlichen Erfahrungswerte haben, was Ihren Kunden gefällt und wie sie auf bestimmte Farben oder Materialien reagieren, wird es Zeit, dass Sie sich überlegen, wie Sie an diese Information herankommen. Viele Erkenntnisse lassen sich aus Studien ableiten, aber wenn Ihre Kunden einen ganz speziellen Geschmack haben, kommt es auf Ihre Intuition an.

Die Umschlaggestaltung von Geschäftsbriefen
Überlegen Sie sich, woran Sie erkennen, ob ein Mailing Werbung, eine Rechnung, einen persönlichen Brief oder wichtige Informationen enthält. Billiges Papier und eine maschinelle Verarbeitung verraten Massenware, die als Anschreiben an Kunden wenig taugt. Auch Verkaufsbriefe, die übertrieben wichtig daherkommen und schon auf dem Umschlag versprechen, dass die enthaltenen Informationen streng geheim und total exklusiv sind, kann man nicht ernst nehmen. Aber mit neutral gehaltenen Umschlägen kann man sich auch nicht von den Mitbewerbern unterscheiden. Was also tun?
Gestalten Sie Ihre Umschläge persönlich! Nehmen Sie sich etwas Zeit dafür zu entscheiden, welches Papier am besten zum Profil Ihres Unternehmens passt. Wollen Sie damit Ihr nachhaltiges Denken vermitteln? Dreht sich bei Ihnen alles um Seriosität? Möchten Sie das Leben Ihrer Kunden ein wenig farbiger machen? Die meisten Ihrer Kunden werden es nicht bewusst wahrnehmen, aber alles das können Sie allein durch die Auswahl der passenden Umschläge zeigen.

Die wichtigsten Wörter im Anschreiben an Kunden: der Name
Mit dem eigenen Namen sind immer Emotionen verbunden. Wird er falsch geschrieben, fällt das unangenehm auf, und wenn er fehlt, wird das komplette Schreiben unpersönlich. Ihr Anschreiben an Kunden beginnt also bereits auf dem Umschlag, indem Sie dem Namen Ihres Kunden die Aufmerksamkeit schenken, die er verdient. Im Idealfall schreiben Sie die Adresse Ihres Kunden handschriftlich auf den Umschlag. Schon allein damit haben Sie eine Fülle von Möglichkeiten, je nachdem welches Schreibgerät und welche Schriftart Sie wählen. Es würde jetzt zu weit führen, hier ins Detail zu gehen, aber Sie sehen, dass man viel dafür tun kann, damit alles zusammenpasst.
Auch im Anschreiben an Kunden selbst sollte der Name wenn möglich von Hand geschrieben werden. Das zeigt, dass er Ihnen ebenso wichtig ist wie Ihre eigene Unterschrift.

Die Vorteile eines professionellen Anschreibens für Kunden
Wenn Sie Ihren Kunden erst einmal dazu gebracht haben, dass er Ihren Werbebrief wohlwollend aufnimmt, kann er Folgendes bringen:

die direkte Ansprache an den Kunden
eine Image-Stärkung für Ihr Unternehmen
eine Werbeaktion, die von Ihren Mitbewerbern unbemerkt bleibt und auf die deshalb niemand von der Konkurrenz reagieren kann
den Aufbau einer Kommunikation mit Ihren Kunden
Wenn Ihnen in Ihrer Kundendatenbank die richtigen Informationen zur Verfügung stehen, haben Sie kaum Streuverluste. Damit wird eine Mailing-Aktion vergleichsweise günstig und kann optimal gesteuert werden. Sie haben die volle Kontrolle darüber, wer Ihre Informationen bekommt und wann.
Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie Ihre Kunden dazu einladen aktiv zu werden. Ermutigen Sie sie deshalb, Ihre Webseite zu besuchen, bei Ihnen vor Ort vorbeizukommen, Sie anzurufen oder einen Fragebogen auszufüllen. Es ist nicht zu jedem Anlass sinnvoll, Ihren Kunden zur Kommunikation aufzufordern, aber er sollte stets das Gefühl haben, dass er sich mit Fragen und Wünschen an Sie wenden kann.

Anschreiben an Kunden: Wie sollte der Inhalt aussehen?
Bei Geschäftsbriefen und anderer schriftlicher Kommunikation kann man zwischen zwei Arten unterscheiden: einerseits Sendungen wie Rechnungen oder Terminerinnerungen, die an bestimmte formale Regeln gebunden sind, und andere Werbebriefe, bei denen Sie vollkommen frei sind.
Als professionelle Werbetexterin habe ich die Erfahrung gemacht, dass es gut ist, die Regeln zu kennen, um zu wissen, wann man sich nicht zu genau an sie halten sollte. Je nach Branche, Anlass und Zielgruppe können Sie auch Rechnungen nutzen, um auf weitere interessante Dinge aufmerksam zu machen. Dabei sollten Sie aber beim Thema bleiben und nicht zu viel Platz für die Zusatzinformationen verwenden. Meist genügt ein einzelner Satz oder ein Hinweis auf Ihre Webseite.
Wenn Sie Neukunden anschreiben, ist es ebenfalls meist besser, wenn Sie wenige Informationen gezielt vermitteln. Das, worauf es Ihnen ankommt, darf ruhig auch mehrmals an strategisch wichtigen Stellen zur Sprache kommen, natürlich ohne den Leser dabei zu langweilen. Dafür eignet sich der Betreff, gut sichtbare Überschriften aber auch das PS unter Ihrer Unterschrift.
Es hilft, wenn Sie den fertigen Werbebrief von jemandem überfliegen lassen, der ihn noch nicht kennt und Ihnen sagen kann, was seine Aufmerksamkeit zuerst auf sich gezogen hat. Wenn dort vom Thema des Briefs die Rede ist, ist das ein gutes Zeichen.

Anschreiben für Kunden vom Werbetexter schreiben lassen
Es gibt mehrere Gründe, warum Sie sich bei Kundenanschreiben Unterstützung holen sollten:

Sie sparen Zeit.
Die Formulierungen stimmen.
Sie kommunizieren verständlich.
Sie bekommen eine umfassende Perspektive.
Sie sind ein Spezialist auf Ihrem Gebiet, Ihre Kunden oft aber nicht. Deshalb kann jemand, der von außen kommt, viel leichter bestimmen, welche Informationen Ihre Kunden brauchen und was zu viel ist. Dabei darf aber auf keinen Fall Ihre Persönlichkeit oder die Ihres Unternehmens zu kurz kommen. Bestimmte regionale Eigenheiten müssen bleiben und auch die eine oder andere schrullige Formulierung darf ruhig sein, wenn Sie Ihren Kunden dadurch sympathisch sind.

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