Wie man einen erfolgreichen Brief an Kunden schreibt

Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Psychologie und Medienforschung
Ein erfolgreicher Brief für Kunden ist einer, der Wirkung zeigt. Und zwar eine positive Wirkung! Wie diese Wirkung aussieht, kann allerdings je nach Unternehmen und Zielgruppe sehr unterschiedlich sein. Für die einen zählen viele Bestellungen, für andere, dass die Kunden Vertrauen gewinnen und dem Unternehmen treu bleiben. Um einen erfolgreichen Brief an Kunden schreiben zu können, sollte man zunächst einmal wissen, was man will und von wem man es will. Selbst wenn Sie das für offensichtlich halten, kann es sein, dass Sie und Ihr Anliegen bei vielen Ihrer Kunden falsch verstanden werden.
Deshalb: Holen Sie sich am besten Hilfe von außen, um sicherzugehen, dass Ihre Selbstwahrnehmung mit der Fremdwahrnehmung von anderen übereinstimmt.

Was wollen Sie in Ihrem Brief für Kunden sagen?
Sie haben hervorragende Produkte oder Services und davon wahrscheinlich mehr als nur eine Handvoll. Trotzdem sollten Sie nicht den Fehler begehen, alle auf einmal unterbringen zu wollen. Das können Sie getrost in Ihrem Leistungskatalog machen. Aber in einen Brief an Kunden gehört nur ein Hauptthema, das von Fall zu Fall von einem oder zwei Nebenthemen flankiert werden kann, wenn diese dazu passen. Sie können zum Beispiel darauf hinweisen, dass Ihr neues Produkt erschienen ist und dass interessierte Kunden mehr Informationen dazu auf Ihrer Homepage finden.
Wenn Sie eine ganze Bandbreite von Leistungen anbieten, sollten Sie den „Hero“, also das besonders hervorgehobene Angebot passend zu Ihrer Zielgruppe auswählen, die Sie ansprechen wollen. Ein Brief an Kunden eignet sich hervorragend dazu, weil Sie gezielt auswählen können, welche demografische Gruppe welches Schreiben erhält.

Gehen Sie nach Strategie vor und setzen Sie nach!
Eine wirkungsvolle Technik, um im Gedächtnis zu bleiben, ist ein mehrstufiges Mailing mit Informationsschreiben und Verkaufsbrief. Damit können Sie Ihr Angebot noch einmal in Erinnerung rufen und Kunden, die etwas bei Ihnen bestellt haben, weitere Produkte verkaufen. Dabei ist es wichtig, dass Sie sich zuvor eine Strategie überlegen, welche Schritte Sie gehen, je nachdem ob und wie Kunden auf Ihr Schreiben reagieren.
Aber auch im Schreiben selbst sollten Sie bestimmte wichtige Punkte an strategischen Stellen wiederholen oder sinnvoll aufeinander aufbauen. Dabei helfen Ihnen die sogenannten Fixationspunkte.

Was sind die Fixationspunkte eines Anschreibens an Kunden?
Ein Fixationspunkt ist eine Stelle in einem Kundenanschreiben, an der der Betrachter kurz mit dem Blick verweilt. Mit starken optischen Reizen können Sie diese Fixationspunkte selbst festlegen, bei einem seriösen Anschreiben an Kunden, das dem gängigen Aufbau folgt, sind diese aber mehr oder weniger fest.
Wenn Sie sich mit diesem Thema beschäftigen, werden Sie unterschiedliche Meinungen hören, welcher dieser Punkte der wichtigste in einem Anschreiben der Kunden ist. Das hängt von verschiedenen Faktoren ab, vor allem aber von den persönlichen Vorlieben des jeweiligen Lesers. Manche beachten zuerst die PS-Zeile, andere überfliegen zunächst die Überschriften, bevor Sie den kompletten Text lesen. Deshalb stelle ich Ihnen die gängigsten Fixationspunkte in einem Brief an Kunden in der Reihenfolge von oben nach unten vor:

Ihr Logo, vor allem wenn es bereits bekannt ist oder eine starke optische Botschaft vermittelt.
Das Adressfeld mit dem Namen des Kunden. Der eigene Name ist immer etwas Vertrautes und damit in der Regel positiv konnotiert.
Die Betreffzeile: Hier müssen Sie Ihr Anliegen prägnant und überzeugend darlegen. Informativ wie eine Zeitungsüberschrift und spannend wie die 1-Million-Euro-Frage.
Die Anrede. Ihr Kunde konnte im Adressfeld bereits überprüfen, ob Sie seinen Namen richtig geschrieben haben und ihn damit ernst nehmen. Deshalb sollten Sie hier noch eins drauflegen, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Wählen Sie eine persönliche Anrede und fügen Sie den Namen ruhig auch einmal handschriftlich ein.
Überschriften und Bilder im Text
Die Unterschrift
Die PS-Zeile. Diese können Sie verwenden, um Ihre Informationen noch einmal zusammenzufassen oder den Leser des Briefs zu einer Handlung aufzufordern.

Warum sind Fixationspunkte in einem Anschreiben wichtig?
Die Fixationspunkte geben Ihrem Brief an einen Kunden eine verlässliche Struktur. Trotz aller persönlichen Vorlieben haben Kunden gelernt, wie sie ein Werbeschreiben lesen müssen, um es richtig einschätzen zu können. Das bedeutet nicht, dass sie keine eigenen Wege gehen können, aber dafür sollten Sie gute Gründe haben, denn die Struktur eines Briefs hat sich aus gutem Grund so eingebürgert.
Um Ihren Kunden zu überzeugen, ist nicht allein die Botschaft wichtig. Es kommt mindestens ebenso sehr darauf an, wie Sie diese Botschaft vermitteln.
Außerdem können Sie anhand der Fixationspunkte leicht überprüfen, ob Sie den Brief an Ihren Kunden richtig geschrieben haben. Enthält das Adressfeld einen konkreten Ansprechpartner? Lässt sich schon in den Fixationspunkten erkennen, um was es geht, oder muss man dazu den kompletten Text lesen?

Minimieren Sie Kosten, wo es bei einem Brief an Kunden Sinn macht!
Die Antwort auf die Frage „Wie schreibe ich einen Brief für Kunden?“ hängt auch davon ab, wie viel Geld Ihnen zur Verfügung steht und wie Sie damit am meisten Wirkung erzielen. Für ein Unternehmen aus der Ökobranche kann es sehr wichtig sein, mehr Geld für Briefumschläge aus Recyclingpapier auszugeben, während ein junges Unternehmen, das Neukunden gewinnen will, sein Geld besser in den Kauf von Adressen investiert.
Mit den Informationen über Ihre Kunden steht und fällt der Erfolg Ihres Anschreibens. Sie sollten also gewissenhaft daran arbeiten, dass in Ihrer Datenbank keine doppelten Adressen eingetragen sind oder solche, von denen Sie nicht wissen, wer sich dahinter verbirgt.
Wenn Sie regelmäßig Briefe für Kunden verfassen und diese in großer Zahl verschicken, lohnt es sich, Ihre Briefe entsprechend vorzubereiten. Sortieren Sie nach Postleitzahlen, um den Preis zu senken und nutzen Sie gegebenenfalls für regionale Empfänger einen örtlichen Kurierdienst.

Sagen Sie Ihren Kunden, was zu tun ist!
Die digitalen Medien haben es den Kunden leicht gemacht, in wenigen Sekunden eine definitive Entscheidung für einen Kauf oder eine Bestellung zu treffen. Ihr Ziel muss es sein, dass Ihr Anschreiben für Kunden ebenfalls dafür sorgt, dass Ihr Kunde aktiv wird. Dafür müssen Sie einschätzen können, ob er dafür eine Fax-Antwort bevorzugt, Sie anrufen möchte oder am liebsten online einkauft. Lassen Sie ihm die Wahl, aber überfordern Sie Ihren Kunden nicht mit zu vielen Möglichkeiten!

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